استخدام أنظمة متابعة أنشطة الفيركون فى العمل الإرشادى

1. الأهداف التعليمية و المقدمة
2. أهمية التقارير فى العمل الإرشادى
3. أساليب متابعة أنشطة الشبكة
4. أسئلة الاختبار الذاتى

---

الأهداف التعليمية

1. يعرف التقرير.
2. يذكر الغرض الاساسى من التقرير.
3. يذكر أهمية التقارير فى العمل الإرشادى.
4. يحدد أهداف استخدام نظام الفيركون.
5. يحدد أنظمة متابعة الفيركون.
6. يحدد أهداف استخدام أنظمة متابعة الفيركون.
7. يفسر تزايد عدد التحركات داخل نظام متابعة معدلات استخدام شبكة الفيركون.
8. يحدد فئات الجمهور المتعامل مع شبكة الفيركون.
9. يحدد جهتي متابعة العمل فى نظام مشكلات الزراع وتتبع حلولها.
10. يذكر محتويات صفحة تقرير معهد بحوث الإرشاد لمشاكل المزارعين.
11. يعرف ما هو نظام متابعة أنشطة الفيركون فى العمل الإرشادى.
12. يحدد أنواع التقارير التى يتضمنها نظام متابعة أنشطة الفيركون فى العمل الإرشادى.
13. يحدد مهام المرشد الزراعى فى نظام متابعة أنشطة الفيركون فى العمل الإرشادى.

مقدمة

التقارير هى أحد الأدوات المستخدمة فى متابعة وتقييم الأعمال التقنية والإدارية لأى تنظيم . وتستخدم التقارير على جميع المستويات الإدارية سواء الإدارة العليا، والإدارة الوسطى أو المستوى التكتيكى، والإدارة التنفيذية أو المستوى الميدانى، وذلك لمتابعة الأنشطة التنفيذية سواء فى منطقه عمل الوحدة التنظيمية أو على مستوى الدولة . والمتابعة والتقييم هما أحد الوظائف الرئيسية للإدارة ، كما أنهما يمثلا جزءا أساسيا من نظام المعلومات . والغرض الأساسى من التقارير هو مساعدة الإدارة على إتخاذ القرار الصائب فى الوقت المناسب عن طريق رفعها للجهة الأعلى لتفقد سير العمل وإتخاذ قرارات تصحيح المسار.
والتقرير عبارة عن مجموعة من البيانات التى تدل على الإنجاز أو سير العمل ، إضافة الى معوقات العمل ومقترحات تحسينه. والبيانات هى جمع كلمة "بيان" ، وتمثل الحقائق أو الأفكار أو المشاهدات أو الملاحظات أو القياسات . والبيانات المستخدمة فى التقارير عبارة عن أعداد أو كلمات أو رموز مكونة من أرقام أو حروف أو رموز خاصة . مثال ذلك بيانات الأخصائيين الإرشاديين القائمين بالتدريب، موضوعات الندوات الإرشادية، أعداد الحاضرين، رأى مسئول المركز الإرشادى أو المزارع .... الخ.
ويجب أن تكون البيانات دقيقة وخالية من الأخطاء ، وحقيقية أى ممثلة للواقع، وشاملة دون تفصيل أو إيجاز زائدين، ومتسقة دون تعارض أو تناقض ، وموثقة الزمن.

أهمية التقارير فى العمل الإرشادى

1. تعتبر التقارير أحد أدوات تخطيط وتقييم البرامج والأنشطة.
2. تستخدم فى تلخيص العمل وتحليله .
3. تعطى التقارير شعورا بالرضاء عن العمل .
4. تستخدم فى تقييم المشرف للمرؤوسين .
5. تمثل مصدرا جيدا للعاملين أو المشرفين الجدد لتكوين خلفية عن العمل .
6. تساعد على ضبط الموازنة والتكاليف .
7. تساعد على تحسين أداء العاملين عند تعرفهم على معدلات إنجازهم وأدائهم.

والفيركون فى المجال الإرشادى هو أحد الأدوات التى تستهدف تحقيق الربط الإتصالى بين النظام الإرشادى والنظام البحثى، كما يستهدف أيضا تقديم منتج إرشادى نهائى فى أشكال متعددة. لهذا فإن متابعة هذا العمل تتطلب كتابة تقارير متعددة ومتنوعة التفاصيل، بواسطة العديد من العاملين على إختلاف مواقعهم الجغرافية. إلا أن إستغلال إمكانات تكنولوجيا المعلومات والإتصالات جعلت هذه المهمة أكثر سهولة ويسرا. لهذا فقد تم تطوير بعض أنظمة المتابعة مساعدة العاملين على كتابة تقرير بما تم إنجازه من أعمال بإستخدام شبكة الفيركون، وتستهدف التعرف على إنتظام العمل فى النظام وتقييم كفاءته وكفاية المعلومات فيه لحل أى معوقات وضمان إستمرار تطويره، وتلبية إحتياجات ورغبات الزراع. هذا بالإضافة الى إمكانية الإستفادة من نتائج تقييم العمل الإرشادى فى وضع وتعديل البرامج الإرشادية مستقبلا.

أساليب متابعة أنشطة الشبكة

أولا: متابعة معدلات إستخدام شبكة الفيركون

فى حقيقة الأمر، يتم متابعة العمل على شبكة الفيركون من خلال عدة أنظمة وبأكثر من طريقة . فمتابعة معدلات إستخدام شبكة الفيركون يتم آليا عن طريق جهاز الخادم لشبكة الإنترنت Server الذى يستضيف شبكة إتصال البحوث والإرشاد، حيث يتم تسجيل عدد الزيارات فى تاريخ معين، وعدد مرات تحرك الزائر بين أنظمة الشبكة للتعرف على الأداء العام للشبكة ومدى إقبال المستفيدين عليها. ومن نتائج التقييم التى سبق تسجيلها يمكن ملاحظة نوعية البيانات التى يتم تسجيلها ، وكيفية تفسيرها والإستفادة منها.
ويشير شكل (1) الى أن عدد التحركات داخل أنظمة الفيركون فى تزايد مطرد منذ بداية عمل الشبكة حيث بلغ 14509 تحرك خلال شهر يونيو 2003. ونظرا لأن عدد المشتركين الجدد فى الشبكة لا يتزايد بنفس المعدل المطرد؛ فإن ذلك يعنى أن زيادة معدل التحركات إما يرجع الى تزايد عدد زيارات أو زيادة تحركات المستخدم خلال نفس الزيارة وليس الى تزايد فى عدد المشتركين فقط.

ونجد أنه رغم تناقص أعداد المشتركين الجدد؛ إلا أن عدد الزيارات من المستخدمين الحاليين فى تزايد من زيارتين الى ثلاث زيارات بمتوسط 2.63 زيارة/مستخدم فى شهر أبريل 2003، والى 3-4 زيارات بمتوسط 3.47 زيارة/مستخدم فى شهر يونيو. فى الوقت نفسه نجد أن معدل تحركات المستخدمين إتسم بالثبات الى حد كبير حيث بلغ ما بين 17 الى 20 تحرك خلال الزيارة الواحدة. ويشير جدول (1) الى أن جمهور المستفيدين من الشبكة يتصف بتزايد إستخدامه لأنظمة الشبكة، أو بمعنى آخر يتصف بقدرته على تحقيق إستفادة متزايدة وهو ما يدفعه الى زيادة عدد مرات زيارته للتعامل مع أنظمة الشبكة.

ثانيا: تحليل جمهور شبكة الإتصال بين البحوث والإرشاد

يمكن بشكل عام تقسيم الجمهور المتعامل مع شبكة إتصال البحوث والإرشاد الزراعى الى فئتين رئيسيتين هما فئة المستخدمون للشبكة بصورة مباشرة، وفئة المنتفعون بخدمات الشبكة بمساعدة شخص آخر (غالبا المرشد الزراعى).
وتستخدم الشبكة نظاما تعريفيا كشرط لإتاحة إستخدام بعض أنظمة الشبكة للمتعاملين وذلك بهدف متابعة معدلات إستخدام الجمهور ونوعياته. وقد تم الإعتماد على هذا النظام فى الحصول على البيانات التالية لجميع مستخدمى الشبكة وعددهم 733 مستخدما من أبريل 2002 وحتى 27/8/2003.
تتميز شبكة إتصال البحوث والإرشاد بقدرتها على الإنتشار فى جميع أنحاء الجمهورية. فبيانات جدول (2) توضح أن القاهرة والجيزة كان بهما أعلى نسبة من المستخدمين (24.8%) نظرا لطبيعة عمل الجهاز البحثى والإرشادى والهيئات الأخرى على المستوى المركزى خاصة فى المراحل الأولى لإنشاء الشبكة. وجاءت محافظة كفر الشيخ فى المرتبة الأولى بين المحافظات بنسبة مستخدمين بلغت 18.4% بإعتبارها الموقع التجريبى الأول لعمل الشبكة، يليها كل من محافظتى البحيرة وأسيوط بنسبة 10.8% ، و 10.0% على التوالى ، لإنضمامهما رسميا الى الشبكة فى مرحلة التوسع الأولى للعام المالى 2002/2003. ورغم أن المواقع الرسمية للشبكة فى محافظة البحيرة توجد فى مركزين إرشاديين بمنطقة النوبارية، وخمسة مراكز إرشادية بأسيوط، إلا أن نسبة المشتركين تعتبر عالية مقارنة بباقى محافظات الجمهورية والتى لم يتم التوسع فيها رسميا من قبل المشروع. وهذا لا ينفى أيضا أن وجود مستخدمين للشبكة من معظم محافظات الجمهورية لهو مؤشر جيد على إمكانية نجاح هذه الطريقة الإرشادية مستقبلا وقدرتها على الإنتشار الجغرافى.
وبجانب مؤشرات المستخدمين المصريين لشبكة إتصال البحوث والإرشاد الزراعى؛ نجد أن عدد المستخدمين المسجلين من خارج الجمهورية بلغ 42 مستخدما بنسبة 5.7% ، وهو ما يشير الى نجاح التجربة المصرية والمتابعة العالمية لتطور العمل بها.

ثالثا: متابعة العمل فى نظام مشكلات الزراع وتتبع حلولها:

ويعمل هذا النظام لمتابعة العمل بنظام مشكلات الزراع وتتبع حلولها بصورة آلية أيضا وذلك للتعرف على سير العمل بمواقع الشبكة فى كافة أنحاء الجمهورية، وكذلك التعرف على المشكلات الزراعية المنتشرة فى المناطق المختلفة ومعوقات حلها بين البحوث والإرشاد. ويقوم النظام بعرض تقرير يتضمن المشاكل التى نشرت من خلال مركز إرشادى معين، والمشاكل التى لم تحل فى المديرية، والمشاكل التى لم تحل فى محطة البحوث، والمشاكل التى ليس لها حل بالمحطة، والمشاكل المكرره وذلك خلال فترة زمنية محددة (شكل رقم 2).
ويقوم على إستخدام النظام جهتين بحثيتين هما معهد بحوث الإرشاد الزراعى والتنمية الريفية، والذى يختص بإدارة النشاط الإرشادى للشبكة وحل مشكلات إنسياب المعلومات بين أطرافها، أما الجهة الثانية فهى الإدارة المركزية لمحطات البحوث والتجارب الزراعية والتى تختص بمتابعة العمل فى الجانب البحثى للتوصل الى حل المشكلة بين المستويات البحثية المختلفة، إضافة الى متابعة المشكلات التى لم تجد حلا على المستويات البحثية الميدانية أو المركزية والتى تساعد تسهم فى وضع الخطة البحثية لمعاهد المركز المختلفة.

رابعا: نظام متابعة أنشطة الفيركون فى العمل الإرشادى

وهو أول نظام تم تطويره لمتابعة أعمال المراكز الإرشادية لإستخدام الفيركون. ويتضمن النظام ثلاثة تقارير هى تقرير عن إستخدام النشرات الإرشادية المحمولة على الفيركون فى الرد على إستفسارات الزراع، وتقرير عن زيارة الزراع لمواقع الفيركون لتصفح محتوياته، وتقرير عن إستخدام مختلف مكونات الفيركون أثناء الندوات الإرشادية. وتتضمن هذه التقارير خانات يقوم مسئول المركز الإرشادى بملء بياناتها إما أسبوعيا أو تبعا لزيارات المزارعين. وتتلخص مهام المرشد فيما يلى.

1. كتابة تقرير عن إستخدام النشرات الإرشادية المحمولة على الفيركون فى الرد على إستفسارات الزراع:

للتعرف على مواضع إهتمام الزراع وإحتياجاتهم من المعلومات تم تطوير هذا النظام. ويتضمن النظام بيانات عن ما يستفسر عنه الزراع من معلومات زراعية، ودرجة وجود هذه المعلومات ضمن أنظمة الفيركون، ورأى الزراع فى كفايتها لتلبيتها إحتياجاتهم، والمصادر الأخرى التى تم اللجوء اليها فى حالة عدم توفر هذه المعلومات من خلال أنظمة الفيركون.
ويتم إستخدام هذا النظام بشكل دورى فى المتابعة، حيث يتم بناء على نتائجه تحديد النشرات التى تهم الزراع وتلبى إحتياجاتهم. حيث يتم إخطار مراكز الدعم الإعلامى بهذه النشرات لسرعة بثها على الشبكة وتوفيرها بشكل فورى.




2. كتابة تقرير عن زيارة الزراع لأنظمة الفيركون لتصفح محتوياتها:

يقوم المرشد بالدعاية عن شبكة الفيركون بين الزراع الزائرين للمركز الإرشادى، كما يقوم بعرض الأنظمة المختلفة عليهم والتعرف على آرائهم فى محتوياتها. ولمتابعة هذا النشاط ورأى الزراع فى هذه الأنظمة، يتم ملء هذا التقرير بمعرفة مسئول المركز. ويستفاد من هذا التقرير فى التعرف على درجة تفضيل الزراع للأنظمة المختلفة، وأسباب هذا التفضيل للعمل على الإستفادة منه فى تطوير محتويات الأنظمة. كما يستفاد من أسباب عدم تفضيلهم لبعض وظائف الأنظمة فى العمل على تلافى هذه الأخطاء وتجنبها مستقبلا.




3. كتابة تقرير عن إستخدام مختلف مكونات الفيركون أثناء الندوات الإرشادية:

يتم الإستعانة بأنظمة الفيركون عند عقد الندوات بالمراكز الإرشادية. فى هذه الحالة يمثل الرأى الجماعى للزراع عن أنظمة الشبكة ومحتواها من المعلومات عاملا فاعلا يساعد على تطوير الشبكة. ويتميز هذا التقرير بتسجيل الأنشطة الإرشادية التى تتم بالمركز الإرشادى للتعرف على سير العمل بالخطة الإرشادية بالمنطقة ، كما يسجل رأى الأخصائيين والباحثين الذين يقومون بإلقاء الندوة فى كفاءة وكفاية المعلومات التى تم الإستعانة بها ، ومدى إسهامها فى توضيح المادة الإرشادية وتيسير فهم الزراع لها.




4. استعراض التقارير السابقة المعبرة عن أنشطة المركز الإرشادى:

من مميزات إستخدام تكنولوجيا المعلومات والإتصالات فى أعمال المتابعة هو قدرتها على إستعراض تقارير المتابعة بشكل فردى، أو تبعا لنشاط معين، أو تلك التى تغطى منطقة جغرافية معينة، أو مدى زمنى معين. كما يمكن إستخدامها أيضا للتعرف على إجمالى الآراء فى نظام معين، أو مشكلات تشغيل نظام أو أسلوب تنفيذه والتى يتكرر شكوى الزراع أو الإرشاديين أو الباحثين منها.
وبالرغم من أن إستخدام هذا النظام كان يتطلب من مسئولى المراكز بعض الوقت لإجادته، إلا أن غالبيتهم يقترح حاليا تحويل جميع أشكال تقارير المتابعة الإرشادية الحالية والتى تتم ورقيا، أن يتم وضع نماذج لها على الشبكة لسهولة ملء بياناتها، وتوحيد شكلها، وسرعة رفعها. ويطالب أيضا متخذى القرار على المستويات المركزية بتعميم هذا النظام حيث يمكن عن طريقه متابعة جميع الأنشطة الإرشادية فى جميع المناطق الجغرافية على مستوى الجمهورية بدقة وفى وقت وجيز، علاوة على سهولة الحصول على أى شكل للتقرير وبأى درجة من التعميم.

ومن المستهدف التوسع فى الجهات المستفيده من هذه الأنظمة خاصة فى الجانب البحثى بإعتبار أن إحتياجات الزراع ومشكلاتهم هى نقطة الإنطلاق لإجراء البحوث لحلها. كما ينتظر أيضا العمل على تطوير نماذج متابعة إرشادية يتم إستيفائها بنفس الأسلوب حيث أثبت نجاحا ملحوظا الى الآن.

أسئلة الاختبار الذاتى
Self Assessment Questions (SAQ)

• ضع علامة صح أو خطأ:

1- لتقارير هى أحد الأدوات المستخدمة لمتابعة وتقييم الأعمال التقنية والإدارية لأى تنظيم.	(    )
2- الفيركون هو أداة للربط الاتصالى بين النظام الإرشادى والنظام البحثى.	(    )
3- يتزايد عدد المشتركين فى الشبكة بمعدل مطرد.	(    )
4- زيادة عدد التحركات داخل الشبكة يرجع إلى زيادة عدد المشتركين.	(    )
5- يتم الاستعانة بأنظمة الفيركون عند عقد الندوات بالمراكز الإرشادية.	(    )
6- يقوم الباحث بكتابة تقرير عن استخدام النشرات الإرشادية المحمولة على الفيركون.	(    )






• اكمل :
  1. التقرير هو ......................................................................... .........................................................................................
  2. تتمثل أهمية التقارير فى العمل الإرشادى فيما يلى:
     • .......................................
     • .......................................
     • .......................................
     • .......................................
     • .......................................
     • .......................................
  3. أنظمة متابعة أنشطة الفيركون هى:
     • .......................................
     • .......................................
     • .......................................
     • .......................................
  4. أهداف أنظمة متابعة أنشطة الفيركون هى:
     • .......................................
     • .......................................
  5. يمكن تقسيم الجمهور المتعامل مع شبكة اتصال البحوث بالإرشاد الزراعى إلى فئتين رئيستين هما:
     • .......................................
     • .......................................
  6. الجهات البحثية المسئولة عن متابعة العمل فى نظام مشكلات الزراع وتتبع حلولها هى:
     • .......................................
     • .......................................
  7. تشتمل صفحة تقرير معهد بحوث الإرشاد لمشاكل المزارعين على :
     • .......................................
     • .......................................
     • .......................................
     • .......................................
     • .......................................
  8. نظام متابعة أنشطة الفيركون فى العمل الإرشادى هو ....................................................................................................................
  9. يتضمن نظام متابعة أنشطة الفيركون فى العمل الإرشادى ثلاثة أنواع من التقارير هى:
     • .......................................
     • .......................................
     • .......................................
  10. مهام المرشد فى نظام متابعة أنشطة الفيركون فى العمل الإرشادى هى:
      • .......................................
      • .......................................
      • .......................................
      • .......................................